Kundsida
Hjälp med bemanning och schema.
Vi hjälper våra användare med schemaförslag. Fyll i denna BLANKETT och bifoga den med e-post till oss. I stället för blankett kan du rita en profil liknande den här nedan, en för varje veckodag, och skicka den till oss. Du kan även hämta exempel på färdigt schema från en; AFFÄR.
Tips & Trix
Nytt år.
Om du har ett schema 2010 och vill ha ett nytt för 2011 kan du göra på tre sätt. Enklaste sättet är via Konfigurering och där Nytt år. Andra sättet är att du kopiera en storhelgsfri bgp och klistrar in den på det nya årets första veckor och för helt år klickar på Repetera. Klipp ut alla skift som finns på grå botten i början och slutet av året och justerar alla blå dagar.
Tredje sättet är att använda "Dag flytt.." (bild) och maka efter hela årsschemat. Här måste du dock tänka på att justera tidgare års storhelger som nu infaller på andra dagar.
Värt att veta om bemanning och schema!
De flesta skapar ett schema under helgfria veckor. Man rullar sedan ut det schemat under resten av året. Under året finns ca 8 storhelger. De som då har månadslön med lediga helgdagar betalar 7-8.000 kronor för varje anställd utan att få ut motsvarande arbetstid. Den tiden kan återanvändas på olika sätt beroende på branch.
I de centrala avtalen talas det väldigt lite om hur arbetstiden ska definieras. Vad är heltid? Är det under de veckor som schemat skapas dvs helgfria, eller är det snittet på hela året? Vi menar att det är det senare. Med SchemaAnalys kan du välja att läsa av båda alternativen. Vad vi vet är det endast på Handels område som man i vissa fall räknar med årsarbetstid, dock basserat på en matematisk modell som inte alltid överensstämmer med verkligheten. Om bemanningen inte förändras under storhelger är heltidsbegreppet inget problem men för andra är det det.
Vi har roat oss med att jämföra olika kollektivavtal med varandra. Eftersom SchemaAnalys ger en nära nog exakt personalbudget kan vi med några klick byta, jämföra och studera skillnader mellan olika kollektivavtal. Det kan du också göra. Som synes rör det sig om ganska stora skillnader framförallt gällande ob (obekväm arbetstid).
Har du frågor om schema, bemanning eller tips om hur du kan locka fram det bästa ur din organisation, hör av dig. Vi hjälper dig gärna med att skapa bra scheman. Många underskattar vikten av detta. Att få personalen med sig kan inte nog understrykas. SchemaAnalys är bästa program i det avseendet.
Rapportera avvikelser.
Konfigurera rapportkoder.
Via Konfigurering och Titta på rapportkoder anger du de lönearter som förekommer. Skriv löneart och förklaringstext på avvikelser samt till höger Normaltid och Ob. Spara rapportkoder via Konfigurering och ge den ett unikt namn så att den inte "skrivs över" vid uppdatering av programmet. Kalla den för t.ex. "Min löneartslista".
Persondata.
Dubbelklicka på namnraden i befattningskolumnen och ange persondata och eventuell konto. (Krävs för löneprograms inläsning - ej för utskrift).
Rapportera.
Steg 1: Markera ytan (alla tjänster och veckor) som du ska rapportera, högerklicka och välj den översta ikonen "Markera arbete som enligt schema". Den fångar upp tiderna i schemat. Steg 2: Markerar en enskild dag/-ar på en person och väljer orsak och klicka på Bekräfta. När du gjort så för hela månaden ska den vara instaälld via Kalender och det röda strecket dvs Startdag / Slutdag. Vill du skriva ut rapporten gör du det via Arkiv och Utskrift. Vill du skapa en exportfil gör du det via Konfigurering och Exportera. Skapa en mapp och döp filen till "maj-07". OBS! Om periodens sista dag innhåller ett skift som går över till nästa dag rapporteras hela skiftet. Vid avläsning på skärmen däremot läses tiden av fram till kl. 00.00 dvs det finns en diskrepans mellan vad skärmen visar och vad rapporen visar. Det är m.a.o. som det ska vara.
Skapa en PDF-fil - Virtuell skrivare.
Om du vill skicka ett schema till någon som inte har programmet kan du installera en virtuell skrivare för pdf där mottagaren har gratisversionen Adobe Reader. Det finns många PDF skrivare att ladda ner gratis på Nätet t.ex. CutePDF Writer m.fl. Gemensamt är att de installerar sig som skrivare och att du i SchemaAnalys via Arkiv och Utskrift och via setup väljer PDF-skrivaren. Det blir så att säga ingen fysisk utskrift utan en fil som du sparar och skickar som bilaga till mottagaren.
Snabbare utläggning.
Använd kopiering av redan utlagda skift. Ska du lägga ut enstaka skift går det snabbare om du med vänster hand skriver skiftens bokstäver och med höger hand flyttar mellan dagrutorna med hjälp av piltangenterna.
Skapa rättvisa.
Via konfigurering och Urval kan du läsa av tid valfritt. Ett sätt att nå större rättvisa kan vara att konfigurera tid för att läsa av vilka som har mesta tider förlagd till tid förlagd på kväll, nätter, helger etc. I Urvals högra kolumn skriver du vad avläsningen avser och sedan läser du av tiden under kolumnen Arbetstid.
Skapa en mall:
Nytt schema för t.ex. 10 tjänster: En mall är en samling av skift som tillsammans bildar en önskad profil inom ramen för det antal timmar och tjänster som anges. Börja med att öppna 10 rader med J. Räkna ut antal lediga dagar t.ex. 10 x 2,5 = 25 --/ve. Lägg ut dem på rad tio och uppåt. Beräkna arbetstiden t.ex. 10 x 38 = 380 tim/ve. Lägg ut skift i de tomma dagrutorna, tex. A överst, B på nästa osv. Fyll sedan i skiftens tider och se hur totaltiden påverkas. Växla mellan schema och profil. Ändra tills du blir nöjd. När mallen är klar kopierar och klistrar Du in den på schemats begr.period. Markera ytan och klicka på Repetera så har du fått en årmall. Justera blå dagar (storhelg) och ta bort de som ligger på grå botten i årsbörjan och slut. Via Konfigurering klicka på Dölj profil. Gå till första veckorna och klipp ut begränsningsperioden och klicka på Repetera. Nu finns mallens skift kvar längst ned. Dessa använder du när du ska forma schemat eller låta de anställda lägga ut sin egen arbetstid. Vi hjälper gärna till med detta arbete som vi brukar kalla för steg I. Steg II blir då att forma ett schema alternativt använda mallen och lägga ut den på alla veckor för egen utläggning av schema.
Semesterplanering:
Flytta fram till där semesterperioden börjar, kopiera allt från kolumn "I" alla tjänser till sista veckan på skärmen. Markera i kolumn "I" ett antal rader nedanför sista befattnings-raden, högerklicka och Klistra in. Kopiera in resten av semesterperioden så att du får en sammanhängade kopia. Originalet finns nu i den övre delen och kopian nedanför. Släck ned orignialet med N i kolumn "I" och öppna kopian med J. Skriv i befattningsraden ovanför den inkopierade delen "SEMESTERPLAN:" Lägg nu ut semestern genom att använda + (plustecken) och förflytta dig i schemat med piltangenterna. Lägg ut "se" endast där skift finns, inte på ledig (-) dag. Studera effekten av din semesterplan med Visa profil. OBS att orginaldelen, dvs den övre delen, skall vara intakt så att du kan rapportera frånvaro, semester mm. Behöver du extra personal bör du föra in den i semesterplanen med nya eller samma skift som den med semester har. Vill du kunna rapportera även den personalen gör du det direkt på deras respektive rader eller kopierar in den i den övre delen. Glöm inte att det ska stå J i kolumn I om du ska rapportera, exportera eller skriva ut rapporten. Alla som är rapporterade ska ha en grön hörnmarkering som ändras till röd eller gul om det finns en avvikelse.
Givetvis kan du semesterplanera på annat sätt, kanske t.o.m. enklare. Spara ditt originalschema under nytt namn, t.ex. semesterschema. På den kopian kan du planera semestern enligt beskrivning ovan och slipper då kopiera in extra rader nedanför. En nackdel kan då vara att du inte har samma överblick och kan jämföra originalet med semesterplanen.
Frågor & Svar.
Fråga: Varför blir utskriftens tid anna än bildskärmens?
Svar: På bildkärmen visas tiden fram till kl. 00.00 medan utskriften redovisar de skifttider som påbörjas på kvällen och slutar dagen därpå. Vill du att även skärmen ska visa tiden på detta sätt kan du via Konfigurering ställa om visningen via "Skift eller helgdagsvisning.
Fråga: Snittet av arbetstiden blir fel?
Svar: För att få rätt snittid måste du lägga ut ledig dag (-) i alla tomma dagrutor. Du kan låta programmet göra det åt dig via Redigera och markering av I-kolumnen.
Fråga: Profilen försvinner när jag klickar på Visa.
Svar: Klicka på en dagruta så syns den igen.
Fråga: Procenten heltid blir mindre för hela året.
Svar: Ja - det stämmer men det är inget fel. Du skapar som regel ett schema under en helgfri bgr-period. Men så tillkommer storhelger (blå dagar) som drar ned snittet. Har ni årsarbetstid finns skäl för att justera timmarna med hänsyn till detta faktum.
Fråga: Vi vill kunna kopiera och klistra in en hel årsrad.
Svar: Det gör du via Redigera.
Fråga: Går det inte att få utskriften av schemat för endast en individ.
Svar: Ja det går bra, se bara till att den raden på personen är markerad med J och övriga markerad med N i schemats vänstra kolumn.
Fråga: Mitt löneprogram kan inte läsa s.k. SIE-fil dvs exportfilen som SchemaAnalys skapar.
Svar: Det kan finnas olika versioner av ditt löneprogram. Om inte kan du alltid utnyttja rapporterade data via utskrift tidrapport.
Fråga: När jag markerat veckorna och klickar på Repetera läggs inte alla veckor ut.
Svar: Kontrollera att rätt antal veckor anges i kolumn V. Det är de som bestämmer repetera. Är det 3 veckor markerar du 3 veckor med musen. När fältet är blått klickar du på Repetera. Är det 6 veckor måste du repetera i två omgångar, först de 4 första veckorna och sedan de 2 återstående veckorna.
Fråga: Finns det någon funktion för att byta ut ett skift.
Svar: Ja - via Redigera finns en sök och ersättfunktion. Tips! Om du ska byta plats mellan två skift t.ex. a och b, skapa då först ett tomt skift t.ex. s och ersätt a med det. Nästa utbyte blir då b med a och nästa s med b.
Fråga: Kan jag se hur många skift det finns av vart slag?
Svar: Ja - via Redigera finns en sådan räknare.
Fråga: Vad betyder Error 133?
Svar: Felet uppstår när fler än du är inne på samma schema samtidigt.
Fråga: Vad betyder Error 32?
Svar: Kan ej spara. Lösning: Spara under nytt namn. Du kan sedan döpa tillbaka filen.
Fråga: Vad betyder Error 103?
Svar: Felet beror troligtvis på att disken är full. Prova spara under nytt namn.
Fråga: Vad betyder invalid numeric input?
Svar: Schemat som du försöker öppna har sparats i en nyare version än den du använder. Uppdatera genom att klicka på version x.xx här till höger.
Fråga: Varför blir licensfönstret rött?
Svar: Felet beror antingen på att du inte loggat in som Administratör eller på att din dator har fel datuminställning. Datum ska skrivas t.ex. 2010-10-28.
Fråga: Finns det annat sätt att installera?
Svar: Ja - Du kan installera SchemaAnalys på en USB-enhet.
Fråga: Varför är nyårdagen inte blå.
Svar:
Åren 2011, 2013 och 2017 inträffar ett fenomen som vi inte förutsåg när vi skapade programmet nämligen att nyårsafton och nyårsdagen har samma veckonummer och veckodag. Vi tvingas göra om programmets datumfunktion så att storhelger blir rätt behandlade dessa år. Vi har tagit fram version 6.71 som rättar problemet. Den kan du beställa via kontakt med oss. Eljest släpper vi i augusti en ny generation av vårt program med benämningen "Version 7.0" där rättningen finns med.
Fråga: Windows 7 och SchemaAnalys.
Svar: Om licenskoden inte tar kan du utöver ovan gå till Kontrollpanelen och där Nationella inställningar. Klicka på Ytterligare inställningar och Återställ i datum samt på Verkställ. Svenskt datum skrivs: yyyy-MM-dd
Ytterligare anvisningar för att ändra tid och datum till svensk standard finner du här
